محمدعلی خادم الفقرا
تقویم برای تیم محتوا

یک تقویم برای تیم محتوا بسازید

سلام
در این مقاله میخواهم از تجربه ساخت تقویم برای تیم محتوا با شما صحبت کنم. اگر شما یک کارشناس یا مدیر دیجیتال یا کانتنت مارکتینگ باشید و با یک تیم همکاری کنید، حتما دردسرهای هماهنگی و تقسیم وظایف را با گوشت و پوست و استخوانتان حس کرده اید.

حدودا اوایل سال ۹۶ بود که یک پروژه دیجیتال مارکتینگ را به همراه تیمم عهده دار شدیم. برای  شرکت کارفرما سئو خیلی امر مهمی بود و من هیچوقت یک کلاه سیاه نبودم. برای همین شروع کردیم به تدوین یک استراتژی محتوا. بعد از کلی بحث و جدل (که ناشی از تازه کاری آن موقع بود) موفق شدیم استراتژی را آماده کنیم.

خب حالا زمان آن شده بود که شروع کنم، اولین قدم تقسیم کار بود. و اولین قدم برای تقسیم کار این بود که در فلان زمان، فلان مطلب، با فلان موضوع، از فلان کانال محتوایی ارسال شود. اولین چیزی که به ذهنم رسید این بود:

روی یک اکسل برای خودم به صورت یک اکشن پلن همه آنچه باید انجام می شد را تا سه ماه آینده، ترسیم کردم. روی ترلو برای تمام اعضای تیم، وظایفشان را تعیین می کردم و در قدم آخر و برای محکم کاری، یک بورد کوچک برای دفتر به صورت ماهیانه طراحی و تهیه کردم و تسک های مربوط را روی آن برای همان پروژه پین می کردم.

تقویم برای تیم محتوا

اما این پروسه زمان بر و کمی هم خسته کننده بود. من نیاز به ابزاری داشتم که زمان کمتری برای تنظیم امور از من بگیرد. ضمنا هماهنگ شدن اعضای تیمم کار سختی بود. من فکر میکردم باید ابزار بهتری برای این کار وجود داشته باشد. و البته وجود داشت. شروع کردم به سرچ کردن و دست آخر به همان استاد قدیمی یعنی ، Hubspot، رسیدم. وقتی مقاله هاب اسپات را خواندم متوجه شدم آن ها هم داستانی مثل من داشته اند، داستانی که احتمالا همه ما دیجیتال مارکترها یا تجربه کرده ایم یا در حال تجربه آن هستیم.

در این مقاله قصد دارم مقاله Hubspot را با توجه به تجربیات عملی خودم برایتان بازنویسی کنم. آنچه در ادامه مطالعه می کنید، یک سری تئوری در مورد ساخت پرسونا یا سگمنت کردن مخاطبین یا بررسی تقویم ها نیست. این مقاله یک راهنمایی گام به گام دقیقا کارآمد است که مشخصا قصد برطرف کردن یک مشکل را دارد.

آنچه Hubspot برای ایجاد یک تقویم برای تیم محتوا به من پیشنهاد کرد، استفاده از Google Calender بود.

گوگل کلندر تقویم برای تیم محتوا

اجازه بدهید برویم سر اصل مطلب و آموزش را شروع کنیم:

قدم اول: تقویم برای تیم تحریریه محتوا را دانلود کنید

اول از همه تمپلیت تقویم تحریریه محتوا را  (رایگان) دانلود کنید. از اینجا می توانید لندینگ پیجی که در هاب اسپات برای این مورد طراحی شده است بروید. اما اگر تمایل ندارید به هاب اسپات بروید از این لینک میتوانید مستقیم تقویمی را که من به صورت نمونه برای همین مقاله آماده کرده ام را دانلود کنید.

قدم دوم: یک گوگل کلندر جدید بسازید

جای شکرش باقیست که گوگل سرویس تقویمش را در تحریم های علیه ایران نیاورده. خیلی راحت وارد گوگل کلندر بشوید.

در بخش افزودن تقویم (Add a calendar) ، روی گزینه تقویم جدید (New calendar)، کلیک کنید.

تقویم جدید برای تیم محتوا

در پنجره جدیدی که باز می شود، فرمی هست که آن را پر می کنید.

تکمیل تقویم جدید برای تیم محتوا

من اسم “تحریریه پروژه ایکس” را بر روی این تقویم تیم محتوا می گذارم. شرح را هم هرآنچه که فکر می کنید لازم است برایش بنویسید و منطقه زمانی را هم بر روی تهران تنظیم می کنم. و  در آخر بر روی گزینه ایجاد تقویم (Create calendar) کلیک می کنم.

قدم سوم: تمپلیت دانلود شده را در گوگل کلندر وارد کنید

به همان بخش افزون تقویم بروید، این بار گزینه وارد کردن (import) را انتخاب کنید:

بازهم یک فرم جدید به شما نمایش داده می شود،

فایل تمپلیتی که دانلود کردید را باید اینجا در تقویم انتخاب و وارد کنید، در منوی کشویی پایین هم تقویم جدید را انتخاب کنید.

و در آخر گزینه وارد کردن import را انتخاب کنید.

ایمپورت تقویم جدید برای تیم محتوا

پیامی به شما نمایش داده می شود که فلان تعداد رویداد وارد شد. آن را تایید می کنید.

حالا به تاریخ اولین رویداد بروید. (اگر فایل دانلودی که من برایتان گذاشته ام را بدون تغییر وارد کرده اید، باید به چهارم ژوئن ۲۰۱۸ بروید)

پیش از این کار حتما تقویم های قبلی را غیرفعال (پنهان) کنید. برای این کار باید موستان در ستون سمت راست پنجره گوگل کلندر ببرید و روی اسم تقویم ها نگه دارید، یک آیکون چشم مشخص می شود، روی آن کلیک کنید تا تقویم غیر فعال شود.

قدم چهارم: برنامه ریزی برای انتشار مطالب

حالا زمان آن رسیده که تقویم را با برنامه ریزی ای که در نظر دارید پر کنید. تقویم پیش فرض من برای چهارم تا یازدهم ژوئن برنامه ریزی شده است. اما این به آن معنا نیست که شما هم باید همین کار را پیش ببرید. همیشه به یاد داشته باشید که کیفیت محتوا بسیار مهم تر از کیمیت آن است.

ضمنا به یاد داریم که شما پیش از اینکه شروع به ایجاد این تقویم برای تیم محتوا بکنید، استراتژی محتوا را طراحی کرده اید.

خب حالا اگر میخواهید موارد تقویم پیش فرض را پاک کنید، روی آن کلیک کنید، در باکس جدیدی که باز می شود دکمه حذف  (DELET) را بزنید.

ویرایش تقویم برای تیم محتوا

کار کردن با ابزار گوگل کلندر انقدر سخت نیست که نیاز به توضیحات اضافه باشد، برای اضافه کردن یا ویرایش هر بخش به سادگی می توانید از این ابزار استفاده کنید.

اگر میخواهید یک رویداد تکراری تعریف کنید، روی رویداد کلیک کنید، گزینه تکراری (Duplicate) را بزنید، در صفحه جدیدی که باز می شود منوی کشویی تکرار (Does not reapet) را باز کنید و از بین گزینه ها، گزینه مورد نظر را انتخاب کنید.

زمانبندی تقویم برای تیم محتوا

قدم پنجم: به اشتراک گذاری تقویم برای تیم محتوا

خب نوبت به اشتراک گذاری تقویم با هم تیمی هایتان رسیده است. روی گزینه تنظیمات و اشتراک گذاری تقویم ایجاد شده کلیک کنید.

به بخش تنظمات و به اشتراک گذاری (Setting and sharing) تقویم وارد شوید و در بخش هم رسانی با افراد خاص(Share with specific people) گزینه افزودن افراد (ADD PEOPLE) را انتخاب کنید و افراد مورد نظر را از لیستی که به شما نشان داده می شود انتخاب کنید.

دعوت افراد تقویم برای تیم محتوا

اگر قصد به اشتراک گذاری یک رویداد را با افراد دارید، می توانید به عنوان مهمان هم فرد را دعوت کنید. برای این کار بر روی آن رویداد کلیک کنید و به صفحه ویرایش رویداد بروید و در بخش افزودن مهمان (GUESTS) فرد مورد نظر را انتخاب کنید. این رویداد در تقویم فرد مورد نظر خواهد نشست و از طریق ارسال ایمیل نیز به فرد اطلاع رسانی خواهد شد.

دعوت مهمان تقویم برای محتوا

به همین راحتی من تمام کارها را مدیریت کردم. البته ترلو و تسکولو امکان سینک شدن با گوگل کلندر را دارند، اما من از این تجربه هاب اسپات برای این بخش استفاده کردم و اتفاقا اعضای تیمم هم راضی بودند. شاید خیلی از شماها تجربه های دیگری داشته باشید.

لطفا اگر تجربه ای دارید یا فکر میکنید تجربه من مزخرف است در کامنت ها به من بگویید.

ممنون

با رای به این نوشته ما را یاری نمایید
[Total: 0 Average: 0]

پیام بگذارید